smk bisa : buku agenda

1.     BUKU AGENDA

PENANGANAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

A.        Pengertian Surat Keluar

Surat keluar ialah semua surat yang di kirimkan atas nama suatu organisasi kepada pihak lain. Ada 3 faktor di lakukannya surat keluar, antara lain:

1.      Ingin memberitahukan sesuatu hal yang penting kepada pihak lain,

2.      Merupakan jawaban surat yang di terima sebelumnya, dan

3.      Merupakan kebutuhan.

Sekarang kita akan membicarakan langkah-langkah dalam penanganan surat keluar secara umum.

                                                                                            

B.        Menyiapkan Surat Keluar

Surat-surat tertentu tidak boleh di tandatangani sekretaris atas nama pimpinan. Surat-surat tersebut misalnya surat pernyataan simpati, janji untuk bertemu atau pembatalan janji, ucapan selamat atau ucapan turut berduka cita, dan surat untuk pejabat tinggi. Apabila surat semacam ini di tandatangani oleh sekretaris, pengaruhnya akan kurang baik. Dengan demikian, surat-surat semacan ini harus di tandatangani sendiri oleh pimpinan.

Langkah-langkah yang dapat di lakukan sekretaris dalam upaya menyiapkan surat keluar antara lain menyiapkan konsep, mengetik konsep surat tersebut, memeriksanya, dan melakukan pemisahan surat. Setelah itu, surat di mintakan tanda tangan kepada pimpinan.

1.      Pembuatan Konsep Surat (draft)

Konsep surat (draft) adalah kegiatan merancang isi dan bentuk surat sebagai bahan tertulis dengan menggunakan manual yang akan di ketik dengan rapi kemudian di kirimkan ke alamat yang di tuju. Pembuatan konsep surat dapat di lakukan oleh pimpinan/atau atasan atau sekretaris/konseptor.

a.       Konsep surat pimpinan/atasa

Konsep surat yang dibuat oleh pimpinan/atasan secara langsung berupa lenbaran konsep surat dan di serahkan kepada sekretaris.

Sekretaris mendapatkan lembar konsep yang di buat oleh pimpinan. Dalam hal ini konsep sudah jadi, baik isi maupun bentuk surat. Apabila terjadi kesalahan sebaiknya gunakan paraf koreksi sehingga konsep benar-benar siap untuk di ketik.

b.      Konsep surat sekretaris/konsektor

Konsep surat di buat oleh sekretaris atas intruksi/perintah dari pemimpin. Kemudian, hasil konsep surat yang di buat oleh sekretaris di serahkan kepada pimpinan untuk di koreksi kembali. Setelah naskah surat dikoreksi, maka naskah surat di kembalikan kepada sekretaris untuk diketik dan dikirimkan kepada pihak yang setuju.

2.      Pengertian Konsep Surat

Konsep suratyang telah mendapat persetujuan dan telah di paraf oleh pimpinan, selanjutnya di serahkan kepada juru ketik untuk segara di ketik.

3.      Pemeriksa Surat

Sebaiknya seorang sekretaris memeriksa semua surat yang keluar, apakah isi surat sudah cocok dengan alamat si pengirim pada amplop atau belum.

4.      Pemisahan Surat

Pemisahan surat di lakukan untuk  memisahkan surat yang di tandatangani sendiri dengan surat yang di buat oleh pimpinan dan harus di tandatangani oleh pimpinan.

5.      Penandatanganan Surat

Setelah surat diketik, maka sebaiknya di periksa kembali kebenarannya, apakah masih ada kesalahan, maka surat di berikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.

C.      Pengiriman Surat

Di kantor yang besar, biasanya persiapan untuk mengirim surat dilakukan oleh bagian sentral surat-menyurat. Di kantor yang lebih kecil, kemungkinan sekretaris sendiri yang harus mengelem, menimbang, dan membubuhi prangko. Sebaiknya seorang sekretaris harus mempunyai persediaan prangko yang cukup untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak. Di samping itu, seorang sekretaris juga hanya memiliki tarif pos berisi daftar bermacam-macam cara pengiriman (pos udara, laut, kilat).

Surat di kirim ke dalam maupun ke luar instansi tersebut. Pengiriman surat ke dalam instansi menggunakan buku ekspedi intern dan pengiriman surat keluar instansi dengan menggunakan buku ekspendesi ekstern.

Untuk surat intern harus di cantumkan dengan jelas alamat dan bagian orang yang di tuju. Bila surat bersifat pribadi atau rahasia, maka sebaiknya di masukkan ke dalam amplop dengan tulisan “Khusus Pimpinan” atau “Rahasia”, contoh Lihat Tabel 1: Buku ekspedisi Intern.

Bila mengetik amplop untuk di kirim, alamat di ketik pada bagian kanan bawah amplop dan nama kota di tulis dengan huruf besar. Biasanya, nama daerah juga perlu di cantumkan sebab banyak nama kota yang sama di daerah yang berlainan.

Tabel 1

No Urut	Tanggal Surat	Dikirim kepada	Nomor Surat	Nama Penerima	Paraf & Tgl diterima

BUKU EKSPEDISI INTERN

Tabel 2 (Tata Cara Pengisian Lembar)

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

No Urut	Tangal Surat	Dikirim Kepada	Nomor surat	Paraf & Tgl diterima

Lajur Buku Agenda Surat Keluar

BUKU AGENDA KELUAR

Tgl Pengiriman Surat	No. Urut	No/Kode. Index	Dikirim kepada	Tgl & No. Kode Surat Keluar	Lampiran	Ringkasan Isi Pokok Surat	Tgl, Diteruskan Kepada	Ket.

                    Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Buku Agenda

A. Pengertian penanganan surat masuk

Penanganan surat masuk adalah semua kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengelolahan/penyelesaian hingga surat tersebut tersimpan.

Ada dua macam penanganan surat masuk, yaitu;

§  Sistem buku agenda

§  Sistem kartu kendali

1. Penanganan surat masuk sistem buku agenda

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

     Buku agenda ada 3 macam;

·         Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.

·         Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

·         Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

·         Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun Disebut juga buku agenda keluar, Petugasnya disebut verbalis.

·         Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor

·         Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

·         Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.

·         Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

·         Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.

·         Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

a) . Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

      mengumpulkan setiap surat yang masuk.

      meneliti ketepatan alamat

      menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

b)      Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

c)      Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut.

d)      Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.

Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

e)      Penyampaian Surat

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.

 ekspedisi ada dua macam, yaitu:

Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.

Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.

Contoh:

f)       Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

2.        KARTU KENDALI

A.  Penanganan surat masuk sistem Kartu Kendali

Pengertian kartu kendali

Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang sering dipakai untuk nama kearsipan pola baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan untuk pencatatn surat

Ciri-ciri kartu kendali

·         Pada system kartu kendali perlu dilakukan pengelompokan surat antara lain surat penting, surat rahasia dan surat biasa

·         Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar 2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna merah

Keuntungan menggunakan kartu kendali

-          Lebih efisien dibanding buku agenda

-          Dapat membedakan sifat surat (penting,biasa,rahasia)

-          Menghilangkan pencatatan berulang

-          Mudah melacak lokasi surat yang diproses

-          Memudahkan penyusunan arsip

-          Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia

Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.

Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.

Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.

Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

·         Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.

·         Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

Prosedur surat masuk penting

a)      Penerimaan surat

Sebelumnya telah dibuat ketentuan atau peraturan di tiap instansi bahwa semua surat masuk dan keluar diterima melalui satu pintu, yaitu unit kearsipan. Hal ini akan lebih memudahkan untuk kontrol dan pengawasannya. Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri. Hal ini dapat dilakukan, asalkan dua kartu kendali diserahkan kepada unit kearsipan, sehingga unit kearsipan selalu mengetahui pula apa yang telah dilaksanakan.

b)      Pencatatan surat

Surat-surat yang diterima oleh pencatat dinilai menjadi tiga kategori, yaitu surat penting, biasa, atau rahasia. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.

Untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga. Untuk surat yang biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa. Surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Tugas mencatat surat bukanlah tugas yang mudah, sebab petugas pencatat harus dapat benar-benar menentukan indeks dan kode secara tepat. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah (atasan) untuk mengisi kolom tersebut. Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.

c)      Pengarahan atau pengendalian surat

Petugas pengarah surat adalah pimpinan pada unit kearsipan (misalnya: Kepala Tata Usaha). Tugas pengarah surat antara lain sehagai herikut.

1)      Menerima surat yang telah dilampiri tiga lemhar kartu kendali.

2)      Menentukan arah surat, kepada siapa atau ke unit mana surat diteruskan.

3)      Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali.

4)      Mengamhil kartu kendali 1 (putih) dan disimpan disimpan di kotak kartu kendali yang       berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid.

5)      Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d)      Penyampaian surat ke unit pengolah

Unit pengolah terdiri dari hagian-bagian herikut.

1)      Tata usaha unit pengolah 

Prosedur pengurusan surat masuk biasa

Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa. Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah.

Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebagai berikut.

·         Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam    lembar pengantar surat biasa rangkap 2.

·         Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.

·         Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.